”Ja sitten töihin!” Onko tämä tuttu toteamus palaverin päätteeksi? Miltä se tuntuu ja mitä se tarkoittaa?
Minulle tuosta edellä mainitusta repliikistä syntyy tunne, että sen sanoja ajattelisi, ettei palaverissa olisikaan tehty töitä. Tuntuu siltä, että sanojan mielestä työnteko alkaisi vasta kokoushuoneen ulkopuolella.
Näinhän ei missään tapauksessa saisi olla.
Palaveriaika on kallista
Kun porukka kokoontuu pohtimaan ja edistämään yhteisiä asioita, tilaisuutta on tapana kutsua kokoukseksi tai palaveriksi. Tilaisuudella olisi siis oltava jokin tiedostettu päämäärä, jonka eteen kaikki työskentelisivät.
Lyhytkin palaveri vie työaikaa enemmän kuin mitä arjessa yleensä mielletään. Palaveriin toivottavasti valmistaudutaan (valmistaudutko Sinä?), sinne pitäisi tulla ajoissa, mutta usein kuitenkin odotellaan myöhästyjiä, sitten keskustellaan, kuunnellaan – välillä tosin vilkullaan puhelinta ja muita viestintävälineitä – eksytään sivupoluille ja jälkikäteen selvitellään ja ehkä kiistelläänkin siitä, mitä sovittiin.
Palavereihin käytetyn ajan pitäisi olla hyödyllistä. Jos asian voi hoitaa tehokkaasti tunnissa, miksi käyttää kaksi tai kolme tehotonta tuntia ja vielä kertoa hukkaan heitetty aika osallistujien lukumäärällä?
Mitä tehdä huonoille palavereille?
Erään neuvon mukaan huonot palaverit kannattaa jättää väliin.
Aivan näin yksinkertaista työelämä ei kuitenkaan ole. Lähtökohta on se, että ajanhukaltakin tuntuvaan kokoukseen pitää osallistua, jos esimies niin määrää. Kokouksesta voi sitten jokainen omalta osaltaan pyrkiä tekemään paremman.
Jos on epäselvää, miksi osallistut palaveriin, niin kannattaa kysyä. Kokouksen tavoitteen ja oman roolin olisi syytä olla kaikille selvillä. Jokaisen olisi tarkoitus omalta osaltaan edesauttaa tavoitteen toteutumista. Tai ainakin päivittämässä omia tietoja ja oppimassa uutta – jos kokousta pidetään parhaana tapana näihin päämääriin pääsemiseksi.
Kolme toivomusta
Yllä oleva väliotsikko kuulostaa sadulta, mutta sen ei tarvitse sitä olla. Nämä pointit ovat toteutettavissa, jos ja kun tahtoa löytyy.
1) Jos olet siinä asemassa, että voit päättää tai vaikuttaa siihen, pidetäänkö palaveri vai ei, käytä tätä valtaasi viisaasti. Kaikkien asioiden eteenpäin viemiseksi ei tarvitse kokoustaa. Keskustelu ja yhteistyö voidaan usein hoitaa muutakin kautta.
2) Jos kokous pidetään, kannattaa kiinnittää huomiota osallistujalistaan. Ovatko kaikki keskeiset henkilöt paikalla? Entä onko joku läsnä turhaan tai vain varmuuden vuoksi? Jokaisen ei välttämättä tarvitse olla paikalla alusta loppuun.
3) ”Kiitos osallistumisesta, tästä on hyvä jatkaa!” Jotain tämän tyyppistä tahtoisin itse kuulla tai sanoa palaverin lopuksi.
Katariina Sorvanto on yrittäjä ja toimitusjohtaja KataKoski Oy:ssä
