Uusi verkkolaskulaki pakottaa yritykset ottamaan käyttöön verkkolaskut viimeistään nyt. Huhtikuun alun jälkeen yritykset ja julkiset organisaatiot voivat kieltäytyä ottamasta vastaan enää muita kuin verkkolaskuja.
EU:n verkkolaskudirektiiviin pohjautuva verkkolaskulaki tulee voimaan 1.4.2020. Sen jälkeen yrityksillä ja julkisilla organisaatioilla on oikeus kieltäytyä ottamasta vastaan muita kuin verkkolaskuja.
Kuluttajille yritykset voivat jatkossakin lähettää myös muita kuin verkkolaskuja.
Verkkolaskutus on jo nyt yleistä Suomessa
Muihin maihin verrattuna Suomessa käytetään jo nyt paljon verkkolaskuja yritysten välisessä kaupankäynnissä. Myös julkisella puolella verkkolaskut ovat käytössä. Valtiokonttorin mukaan peräti 94 prosenttia valtiolle saapuvista laskuista on verkkolaskuja.
Suomi on edelläkävijä verkkolaskutuksessa ja verkkolaskutukseen on ohjattu jo aikaisemminkin. Esimerkiksi valtionhallinnossa on ohjeistettu jo pitkään, että verkkolaskutus on ensisijainen laskutustapa.
Nyt lainsäädäntö muuttuu kuitenkin niin, että jatkossa yritysten välisessä laskutuksessa enää kenenkään ei tarvitse hyväksyä muita kuin verkkolaskuja.
Rahaa ja aikaa säästyy, virheet ja huijaukset vähenevät
Verkkolaskutuksen etuna on nopeus. Kun tieto kulkee sähköisesti, se on välittömästi perillä yritysten järjestelmissä.
”Verkkolaskujen etuna on se, että verkkolaskuissa laskut eivät jää lojumaan mihinkään, eikä esimerkiksi hankintahenkilön sähköpostiin lähetettyä laskua tarvitse erikseen siirtää yrityksen tietojärjestelmiin, koska verkkolasku menee suoraan järjestelmiin. Siinä säästetään aikaa ja vältytään virheiltä”, digitaalisia taloudenhallintapalveluja yrittäjille tarjoavan Holvin toimitusjohtaja Antti-Jussi Suominen kertoo.
Laskuliikenteen tehostaminen hyödyttää koko liiketoimintaketjuja. Verkkolaskutuksen arvioidaan tuovan yrityksille jopa miljardien eurojen säästöt. Esimerkiksi EK on arvioinut yritysten välisen verkkolaskutuksen tuovan yrityksille vuosittain 2,8 miljardin euron säästöt. Myös valtionhallinnossa puhutaan satojen miljoonien eurojen vuotuisista säästöistä.
”Suuryritysten kannalta verkkolaskujen etuna on, että koko tilausketju saadaan yhdistettyä. Koko ketju tilauksista laskunkäsittelyyn nopeutuu – ja kun on olemassa todennettava sähköinen ketju, silloin mahdollisuus laskuhuijauksiin pienenee merkittävästi. Verkkolaskuilla saadaan kitkettyä laskuhuijauksia pois, kun tilaus- ja laskunumerot saadaan täsmäämään järjestelmissä”, Suominen sanoo.
Verkkolaskujen maailmassa koko laskutuskierto tehostuu, kun laskujen käsittelyssä osa työstä on automatisoitu.
”Laskun vastaanottava yritys voi edelleenkin pitää laskua järjestelmässään vaikka kuinka pitkään, mutta lasku ei enää jää maksamatta siksi, että se olisi väärin kirjattu tai kadonnut. Data osoittaa, että verkkolaskut maksetaan hieman nopeammin kuin muulla tavalla lähetetyt laskut”, Suominen sanoo.
Verkkolaskut saa nopeasti käyttöön
Verkkolaskut saa otettua nopeasti käyttöön verkossa. Esimerkiksi Holvin pienyrittäjille tarkoitettu paketti maksaa 12 euroa kuukaudessa ja sillä voi lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja rajoituksetta. Verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanoton lisäksi pakettiin kuuluvat maksukortti ja maksutilitoiminnot.
Tarjolla on myös lukuisia muita verkkolaskutusta tarjoavia palveluntarjoajia, joiden palveluiden vertailu on verrattain helppoa verkossa. Verkkolaskupalvelua tarjoavat muun muassa Visma, Maventa, Isolta ja Netvisor.
Verkkolaskun lähettämisen lisäksi myös verkkolaskujen vastaanotto tuo aikasäästöjä, koska niitä maksaessa ei tarvitse erikseen näpytellä laskun tietoja.
Verkkolaskuja lähettääkseen laskuttajalla pitää olla tiedossa laskun saajan verkkolaskuosoite eli OVT-osoite sekä verkkolaskuoperaattori.
”OVT-osoite ja verkkolaskuoperaattori löytyvät usein yritysten verkkosivuilta. Ne pystyy kaivamaan myös verkkolaskuosoite.fi-sivustolta. Verkkolaskun lähettäminen on hyvin yksinkertaista ja nopeaa, eikä edellytä teknistä osaamista”, Suominen sanoo.
Tiesitkö, että…
Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka yritys lähettää yritykselle tai organisaatiolle. E-lasku on yritysten kuluttajille lähettämä lasku.
Outi Airaksinen
