Ikuinen, tolkuton kiire. Se krooninen ajanpuute, jonka takia ei ehdi suorittaa – ainakaan omatuntoa tyydyttävällä laatutasolla – kaikkia työtehtäviä, on asia, jonka kanssa huomaan monien ympärilläni kamppailevan.
Myönnän itse olleeni samassa kierteessä ja olen silloin tällöin edelleen siitä huolimatta, että olen löytänyt työskentelytapoja, joiden avulla olen saanut asiaan ryhtiä.
Tässä blogissa kerron vinkkini ajankäytön optimoimiseen toiveena, että niistä jokin saattaisi kolahtaa ja auttaa myös sinua pärjäämään paremmin!
Mieti, miksi on sinut palkattu ja mistä sinulle maksetaan?
”Ei työ tekemällä lopu” on vanha sanonta, joka edelleen pitää paikkansa. Tehtävälistat sen kun pidentyvät, mutta oletko koskaan pysähtynyt miettimään, mitä sinun toimenkuvaasi kuuluu? Mitkä ovat ne kaikkein oleellisimmat työtehtävät tai kokonaisuudet, joiden toteuttamisesta vastaat? Listaus tästä pitää löytyä, ja mikäli ei löydy, on siitä parasta aloittaa!
Työajan oikeansuhteisesta jakamisesta eri työtehtäville tulee huomattavasti helpompaa, jos tiedät, mihin sinun tulisi omasta ja myös työnantajasi mielestä keskittyä. Eli mitkä ovat ne keskeiset asiat, jotka pitää saada tehtyä? Työtehtävien priorisoinnilla on merkittävä rooli työajan organisoimisessa ja sopivan ajan varaamisessa kuhunkin tehtävään tai kokonaisuuteen.
Tunnepohjainen kiire kumpuaa pitkälti epäselvistä tavoitteista tai siitä, ettei työntekijä osaa priorisoida tai asettaa toimivia aikatauluja. Siksi tämä onkin oleellisin osa: tiedä mitä sinulta odotetaan ja suunnittele ajankäyttösi sen mukaan!
1. Palastele isot tehtävät pienemmiksi osatavoitteiksi
Pitkän tähtäimen maalit ja isot kokonaisuudet voivat jo pelkkänä ajatuksena uuvuttaa. Tämän vuoksi matka päätavoitteeseen on fiksua suunnitella osatavoitteiden kautta. Tämä on minulle urheilumaailmasta tuttua ja toimi jo omissa yo-kirjoituksissani.
Vuositavoite kannattaa siis jakaa esimerkiksi kolmeen ja miettiä, mitä kunkin vuosikolmanneksen aikana kuuluisi saada aikaiseksi. Huomaat nopeasti, kuinka iso mörkö on selätetty ja voit jo visualisoida onnistumisesi.
2. Suunnittele työtehtäväsi ja järjestä niille kalenteristasi määrättyä aikaa
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – se pitää tosiaan paikkansa. Kun tehtävälle on varattu tietty aika, on sen kimppuun myös henkisesti helpompi käydä. Sain aikoinaan johtamisen konsultilta vinkin varata kalenteristani viikoittainen aika, jolloin suunnittelen seuraavaa viikkoa.
Toisille voi olla parempi katsoa jo paria viikkoa eteenpäin, mutta itselleni sopivinta on suunnitella seuraava viikko ja teen suunnittelutyötä aina perjantaiaamupäivisin. Näin jää vielä aikaa mahdolliselle valmistautumiselle tai tietojen keräämiselle, ja on huojentavaa jäädä viikonlopun viettoon, kun tietää miltä tuleva viikko näyttää.
3. Tärkeät, ei kiireelliset asiat
Yleensä tärkeät ja akuutit asiat löytävät itselleen aikaa, jolloin ei-kiireelliset, mutta tärkeät tehtävät siirtyvät tulevaisuuteen. Se on jossain määrin ok ja joskus ainut tapa selvitä, mutta pitkässä juoksussa ajaudut umpikujaan ja nämä ei-kiireelliset asiat ovatkin tulleet kiireellisiksi tai jopa jo mahdottoman vaikeiksi suorittaa ajallaan.
Muista siis huolehtia siitä, että aikaa jää myös näille tehtäville. Sen voit tehdä esimerkiksi varaamalla kalenteristasi toistuvan viikoittaisen ajan, jonka otsikko on ”Tärkeät, ei-kiireelliset asiat”.
Vaihtoehtoisesti voit listata työtehtäviäsi ja järjestää ne kolmen otsikon alle: a) To do, b) Today c) Nice to do.
Näistä ensimmäinen sisältää juuri niitä tärkeitä, muttei kiireellisiä asioita, seuraava tärkeitä ja kiireellisiä asioita, joita ei voi lykätä, ja ne hoidetaan heti aamupäivän aikana. Kolmas Nice to do -ryhmä sisältää kaikkia muita tehtäviä. Ehkä c-ryhmän tehtäville löytyy toistuva aikaslotti jokaisen päivän päätteeksi tai puolituntia jokaisen lounasajan jälkeen, jolloin aika on tarpeen vaatiessa napattavissa muulle?
4. Keskeytyksetön aika
Tiesithän, että epäselvien tavoitteiden lisäksi keskeytykset tuovat kiireen tunnetta? Kun sinun on keskityttävä kalenteristasi varatun asian hoitamiseen, on fiksuinta eliminoida häiritsevät tekijät kuten puhelimen loputtomat äänimerkit tai oikeassa alakulmassa pompahtavat notifikaatiot saapuneista Teams- ja sähköpostiviesteistä.
Itseni tuli vähän puolivahingossa hyväksyttyä Outlookin automaattinen palvelu, joka tietyin kellonaikasäännöin lyö kalenteriini kahden tunnin ”Keskeytyksetön työaika” -nimisiä varauksia. Tällöin mikään tietokoneeni lähettämä notifikaatio ei pääse läpi.
Opin hyödyntämään näitä aikavarauksia edellä mainituille tärkeille ja kiireellisille asioille ja listaankin kunkin kalenterivarauksen tekstikenttään, mitä minun milloinkin tulee tehdä. Jos joltain tulee palaverikutsu juuri tälle ajalle, on minun helppo kurkata, mitä olin suunnitellut tekeväni tuolloin ja päättää, onko alkuperäinen ”Keskeytyksetön työaika” -varaus siirrettävissä niin, ettei minulta aika lopu kesken.
5. Good enough is the new perfect
Olen vähitellen oppinut, että perfektionismi voi olla ajanhukkaa. Kipuilen edelleen visuaalisen perfektionismin kanssa esim. Power Point -esityksissäni, mutta työpöydälläni oleva vesilasi ”Good enough is the new perfect” -tekstillä muistuttelee minua siitä, että joskus omaa rimaa pitää madaltaa.
Mieti siis jo suunnitteluvaiheessa, mikä laatutaso on kunkin tehtävän osalta hyväksyttävä. Jos olemassa oleva aika ja laatuvaatimus eivät kohtaa, on sinun liputettava esihenkilöllesi asiasta ja mieluiten niin, että itse olet tarjoamassa vaihtoehtoista ratkaisua. Esihenkilösi tehtävä on auttaa sinua priorisoimaan, säätämään laatuvaatimusta tai löytää työtehtävän suorittamiseen apukäsiä.
6. Huolehdi, että sinulla säilyy perustaidot ja hallitset apuvälineiden tuoman avun!
Jokainen meistä tietää, että teknisiä työvälineitä kehitetään koko ajan ja että tietokonepäivitykset tuovat niitä ulottuvillemme. Harva meistä kuitenkaan yrittää aktiivisesti oppia hyödyntämään niitä.
Nykyään moni ohjelma kertoo, mitä uutta on tullut valikoimiin, ja suosittelen klikkaamaan vinkit läpi. Se ei kestä kauaa ja kun muutat nykyisiä työskentelytapojasi hyödyntäen uutta toimintoa, voit voittaa moninkertaisesti takaisin siihen käytetyn ajan.
Elämä on jatkuvaa oppimista ja ihminen, joka mielenkiinnosta seuraa (ei vain ammattinsa tai alansa, vaan myös sen vieressä tapahtuvaa) kehittymistä, ei tule disruptoiduksi eli ohi ajetuksi. Jatkuva oppiminen on jokaisen oma velvollisuus, ei työnantajan, vaikkakin vastuullinen ja hyvä työnantaja tässä kantaa ison roolin.
Opi johtamaan itseäsi
Asiantuntijatyötä tekevälle keskeinen haaste on ratkoa, kuinka työstä pystyy irrottautumaan niin, ettei se jää kuormittamaan mieltä. Välillä on haastavaa rajata, missä työ alkaa ja missä se loppuu eikä pitkälle viety etätyö auta asiaa yhtään.
Etätyöläiset ovat kahden viimeisen vuoden aikana suorastaan oppineet häivyttämään nämä rajat niin, että työaika on pirstaloitu sopimaan paremmin yksityis- tai perhe-elämän asettamiin vaatimuksiin. Siinä on tietysti myös hyvät puolensa, sillä ihminen on kokonaisuus ja se tarkoittaa, että työ- ja yksityiselämän tulee olla sopivassa tasapainossa.
Yhtälöstä ei pidä unohtaa palautumista eikä hyvää yöunta. Itsensä johtaminen, ja sen myötä priorisointi, fokusointi ja ajanhallinta, ovat tulleet entistä tärkeämmiksi.
Erika Ehrnrooth
Kommentoi