Laajalla etätyöskentelyllä on estetty koronaviruksen leviämistä tehokkaasti ja noin 60 prosenttia työssäkäyvistä siirtyikin keväällä 2020 ripeästi etätyöhön. On kuitenkin syytä muistaa, että lähestulkoon puolet väestöstä on koko ajan pysynyt lähityössä, ja toisaalta osa pandemian alussa kokonaan etätyössä olleista toimistotyöntekijöistä tekee nyt hybridityötä, eli osittain etätyötä ja osittain lähityötä.
Etätyönteko on ollut toisille raskasta ja toisille helpompaa – jopa arjen pyörittämisen osalta helpotus. Kun laajempi etätyösuositus puretaan, tulisikin uuden normaalin suunnittelemisessa olla lähtökohtana hyödyntää kaikki hyvät puolet – niin pre-koronan lähityöajoilta kuin koronan aikaisesta laajasta etätyöstä.
Laaja etätyösuositus on tätä blogia kirjoittaessa yhä voimassa ja toisin kuin vuosi sitten, on se esim. pääkaupungin osalta asetettu toistaiseksi voimassa olevaksi. Viime vuonna etätyösuositus päättyi 1.8.2020, jolloin uusien koronatapausten seitsemän päivän keskiarvo koko maassa oli 8. Suositus aktivoitiin pian uudelleen arvon noustua 25 tuntumaan. Nykyinen vertailuluku on maaliskuusta lähtien ollut putoava ja on juuri nyt 70, joten odotettavissa on, että etätyösuositus on piakkoin poistumassa.
Työpaikoilla tämä tarkoittaa, että ns. uuteen normaaliin on syytä valmistautua. Mutta miten se kannattaisi tehdä? Sitä on monissa yrityksissä pohdittu, myös meillä Eilakaislalla. Tässä blogissa pyrin avaamaan, miten olemme omien toimihenkilöidemme osalta lähteneet valmistautumaan tulevaan – toivottavasti tästä olisi teille hyötyä!
Korona ei ole syy ja seuraus kaikkeen
Toimistotyössä olevat, varsinkin asiantuntijat ja päälliköt, tekivät monissa yrityksissä jo ennen koronaa joustavasti etätyöpäiviä silloin, kun se hyödytti työntekoa ja mahdollisti tehokkuutta siirtymisissä esim. toimiston ulkopuolella pidettäviin tapaamisiin. Esimerkiksi meillä Eilakaislalla jokaisen oli mahdollista olla etätyössä jopa puolet työviikosta. Toiset tekivät etäpäiviä säännöllisemmin, toiset harvemmin tai ei juuri ollenkaan.
Itse kuulun jälkimmäiseen ryhmään, koska minulle työyhteisö on energisoiva ja saan tehtyä ergonomisesti ja tehokkaammin työtäni toimistolla. Osa työtäni on tuntea muiden pulssia, ja sen teen parhaiten kasvotusten juttelemalla joko lounastauolla, käytävillä tai OneOnOne-istunnoissa kahvikupin ääressä. Kun lähden toimistolta työpöydän päätteeksi, on kynnys tietokoneen kotona avaamisen korkea, vaikka puhelimella hoidettavat asiat mielelläni saatan hoitaa alta pois. Koen saavani päiviini ryhtiä ja siirtymäajat ovat perheenäidille arvokasta omaa aikaa.
Jokaisen yrityksen on tarkasteltava tekemistä firman päätehtävien lähtökohdista käsin
Etätyöpäiviä tehtiin siis jo ennen koronaa ja siksi nopea siirtyminen etätoimistolle oli suomalaisille jouhevaa. Kysymys oli silloin, ja tulisi jatkossakin olla, missä on tehokkainta tehdä mitäkin? Tämä on tietenkin toimialariippuvainen kysymys, minkä lisäksi merkitystä on myös työtehtävillä.
Minusta tämä on myös tiimi- ja esimiesriippuvainen kysymys. Esimiehen tärkeimpiin tehtäviin kuuluu mielestäni raivata tiimiläisen tieltä menestymisen esteet ja antaa heidän loistaa. Tämän vuoksi etätyöskentelystä on hyvä sopia yhteistyössä tiimin kesken – mikä toimii meille parhaiten? Perehdytykset ja yhteistyössä tehtävät asiat ovat esimerkkejä sellaisesta, jossa mielestäni hyödymme lähityöstä.
Meillä Eilakaislalla pohdinnat uudesta normaalista ja siihen valmistautumisesta käynnistettiin loppukeväästä yhdessä kaikkien esimiesten kanssa. Käytimme muutaman tunnin yhdessä ulkopuolisen fasilitaattorin kanssa kooten ajatuksiamme siitä, mistä meidän pitää luopua ja mitä haluamme ottaa mukaamme niin ajasta ennen koronaa kuin myös poikkeusajasta. Listasimme myös, mitkä asiat vaativat läsnäoloa ja kohtaamista. Aloitimme nämä yksilötehtävillä liimaten värikkäitä post-it -lappuja fläppitauluille (Kyllä! Me teimme tämän harjoituksen fyysisesti väljissä olosuhteissa huolehtien kaikkien turvallisuudesta – ja oli aivan mahtavaa saada olla yhdessä!) ja arvioimme samalla niiden tärkeyttä kiinnittämällä lapun fläppitaululla korkeammalle tai alemmaksi. Saimme lyhyessä ajassa aikaiseksi hyvän keskustelun siitä, miten me esimiehinä asian näemme. Rakentavan ja avoimen keskustelun myötä pystyimme muodostamaan yhteisen ajatuksen siitä, mitä toivomme ja mitä emme ainakaan näe hyvänä, kun uusi normaali koittaa.
Seuraavaksi käännymme henkilöstöömme, kysyen kuinka kukin on kokenut etätyön tuomat muutokset, keräten anonyymisti sekä hyvät että huonot havainnot ja kokemukset. Meillä on nimittäin tärkeä antaa eilakaislalaisille mahdollisuus olla vaikuttamassa yhteisiin asioihin, ja uskomme, että se on tärkeä kulmakivi tiimihengen rakentamisessa.
Tavoitteena on elokuun aikana laatia yhteinen näkemys siitä, miten näemme lähi- ja etätyön yhdistelmän, sekä saada konsernikohtaiset ohjeistukset uudesta hybridityöstä, johon siirtyisimme syyskuun alusta tai jopa aikaisemmin, jos siihen olemme valmiita ja etätyösuositus on purettu. Vaikka koronan osalta etätyösuosituksen purkaminen vaikuttaa nyt lupaavalta, on meidän fiksua valmistautua siihen, että uusia pandemioita vielä tulee, joten työskentelytavat on syytä päivittää 2020-luvun organisaatioita ja sen henkilöstöä palvelevaksi!
Vastuullinen esimiestyö
Toivon, että mahdollisimman monessa organisaatiossa lähdettäisiin yhdessä henkilöstön kanssa miettimään, miten siirtyä pitkään jatkuneesta etätyöstä tekemään työtä myös toimistolla. Toiset odottavat sitä, toisia voi se pelottaa ja toisia mietityttää: onko se välttämätöntä ja mistä nipistää aika työmatkailuun. On tärkeää osallistaa keskusteluun koko henkilöstö, sillä näin tulos tulee varmasti olemaan paremmin palveleva! Se vaatii panostusta ja aikaa, mutta aika on otettava.
Esimiesten ja työnantajan vastuulla on kuitenkin työn organisointi ja työntekijöiden kokonaisvaltainen hyvinvointi, mukaan lukien yhteisöllisyys, jonka takia esimiesten harkintakyky etätyöskentelyn laajuuden osalta on ulotuttava hieman pidemmälle ja laajemmalle. Esimiesten on hyvä jättää itselleen oikeus puuttua ja muuttaa käytäntöjä, elleivät ne näytä toimivan. Hyvät johtamiskäytännöt pätevät sekä etä-, lähi- että hybridityössä ja avoin, psykososiaalisesti turvallinen työympäristö rakentuu luottamuksesta. Sitä ei tuosta vain saa rakennettua, mutta kunhan se on muodostunut, on se ylläpidettävissä ja kasvatettavissa jopa etäyhteyksin. Itse ajattelen, että jos etäjohtaminen on haasteellista, on myös etätyö haasteellisempaa työntekijöille, joilta vaaditaan tiukkaa itsensä johtamista. Se kannattaisi meidän kaikkien myös pitää mielessä, kun uutta normaalia linjaamme. Itsensä johtamisen keskiössä ovat selkeät odotukset ja tavoitteet, ja tietysti se, että päämäärä on tiedossa. Olemme takaisin hyvässä johtamisessa – tapahtui se lähi- tai etätoimistolla!
Kommentoi