Elokuun alussa silmiini osui Washington Postin artikkeli Yhdysvaltain veroviranomaiselle IRS:lle harkinnassa olevasta 80 miljardin lisärahoituksesta. Rahoituksen tarkoituksena olisi muun ohessa teknologian modernisointi.
Aihetta modernisointiin vaikuttikin jutun perusteella olevan: heinäkuun lopulla työjonossa oli 10,2 miljoonaa veroilmoitusta. Vaikka osasyy ruuhkaan on pandemia, vaikuttaa suurin ongelma olevan viraston vanhentunut, paperipohjainen ilmoitusmenettely, jonka vuoksi viraston toimipisteet ovat henkilöstön kahvitiloja myöten täynnä paperia.
Paperi ei ole viraston ainoa ongelma: ilmoitusten tiedot syötetään järjestelmiin käsipelillä ja niiden täydentäminen on manuaalista. Lisätietojen lähettäminen onnistuu vain paperipostilla tai faksilla. Juuri niin, faksilla.
Onneksi meillä Suomessa on päästy pitkälle menneiden vuosien paperisirkuksesta. Verohallinto on vuosikausia sähköistänyt palveluitaan ja kehittänyt ilmoittamisen kanavia.
Tarve paperiasioinnin minimointiin, verkkoasioinnin tehostamiseen ja automaattisen päätöksenteon hyödyntämiseen on resurssien järkevän kohdistamisen näkökulmasta aito ja universaali, kuten Washington Postin juttu osoittaa. Kun manuaalisten toimintojen tarve vähenee, voidaan rajallisia resursseja kohdistaa asiakaspalvelun parantamiseen ja vaikeampien asioiden käsittelyyn.
Digitalisaation eteneminen on antanut Suomessa mahdollisuuden myös verotuksen automatisointiin. Automaatio ehti kuitenkin edetä pitkälle ilman kunnollista lainsäädäntöä.
Asiaan ollaan saamassa korjaus, sillä eduskuntaan on syksyllä tulossa lakipaketti, joka määrittelee automaattisen päätöksenteon raamit viranomaistoiminnassa. Lyhyesti asiassa on kyse siitä, kuka on virkavastuussa, kun päätöksen tekeekin ihmisen sijasta kone, sekä siitä, milloin automaattinen päätöksenteko ylipäätään sallitaan.
Ajatuksena on, että automaatiossa saa ratkaista vain kaavamaiset tilanteet, jotka eivät edellytä tapauskohtaista harkintaa tai joissa tarvittavan tapauskohtaisen harkinnan virkailija on jo tehnyt. Verotuksessa tämä tarkoittaa sitä, että automaatiota voidaan käyttää esimerkiksi silloin, kun asia ratkaistaan Verohallinnon vakiintuneen käytännön ja ohjeistuksen mukaisesti. Verotuksessa automaatio ollaan sallimassa laajemmin kuin hallintoasioissa yleisesti.
Uusi sääntely on tarpeen ja toivottavasti sen ansiosta päästään kehittämään verovelvollisten erilaisia tilanteita entistä paremmin huomioivia prosesseja.
Automaation eteneminen ei kuitenkaan saa muodostua jatkuvasti tehostuvaksi henkilötyön säästökeinoksi. Vapautuvia resursseja on kohdennettava ongelmatapausten havaitsemiseen ja käsittelyyn sekä parempaan yksilölliseen palveluun. Verotuksessa on pyrittävä siihen, että tapauskohtaista harkintaa edellyttävät tilanteet nousevat paremmin esiin. Automaation avulla voitaneen myös löytää niitä tapauskohtaista harkintaa edellyttäviä tilanteita, joissa verovelvollinen ei itse ole huomannut reagoida.
Automaation laajeneva käyttö edellyttää, että verovelvollisten kuulemiseen ja vastineiden analysointiin kiinnitetään entistä enemmän huomiota, jotta tapauskohtaisen harkinnan edellytys toteutuu. Valitettavasti tähänkään asti ongelmallista ei aina ole ollut automaation käyttö sinänsä vaan se, että verovelvollisen selvityksiin ole perehdytty huolella verotusratkaisua tehtäessä.
Kati Malinen
Kommentoi