Tilanne on varmasti jokaiselle tuttu. Tekemistä kasautuu enemmän kuin ehtisi hoitaa, työpäivässä tai vuorokaudessa eivät tunnit tahdo riittää ja työmäärä näyttää kaoottiselta isoine ja pienine tehtävineen.
Samaa vauhtia, kun tekemättömien asioiden määrä kasvaa, lisääntyy myös ahdistus ja stressi.
Stressiä sinällään ei kannata pelätä, sillä sopiva määrä stressiä lyhyinä jaksoina kerrallaan ei ole pahasta. Pieni positiivinen stressi saattaa jopa parantaa työtehoa, tuoda lisää energiaa ja tarmoa.
Itse ainakin huomaan toimivani tehokkaimmin ollessani pienen paineen alaisena, ja vanha viisaus, jonka mukaan viime hetken paniikki on paras kannustin, toimii myös minun kohdallani.
Mutta liika on liikaa, eikä pitkäkestoinen, jatkuva kuormitus ole hyväksi terveydelle ja hyvinvoinnille. Kohdalle tulevien tehtävien määrälle ei välttämättä aina kuitenkaan itse voi tehdä mitään. Sen takia kannattaa yrittää opetella tapoja hallita tilannetta ja pysyä stressin herrana.
Nyt puhun erityisesti lukumäärältään moninaisten työtehtävien hallitsemisesta. Ymmärrän ja tiedostan, että ihmiselämässä – myös työelämässä – on valtava määrä muitakin kuormittavia tekijöitä kuin pelkkä tehtävien asioiden määrä. Niihin ei välttämättä voi itse vaikuttaa, ja myös keinot niistä aiheutuvan stressin hallintaan ovat erilaiset.
Mutta stressiä, joka aiheutuu pitkäksi kertyvästä työlistasta, voi yrittää itsekin pitää aisoissa.
Listat tuovat mielenrauhaa
Itse saan mielenrauhaa järjestelmällisyydestä ja selkeydestä. Sen vuoksi olen todennut, että paras tapa taltuttaa rönsyilevä työmäärä ja orastava stressi on luoda kaaokseen järjestystä.
Tämä tarkoittaa minulle ihan konkreettista, visuaalista järjestyksen luomista; teen tehtävälistoja, joissa jaottelen tehtäviä tärkeysjärjestyksen, kokoluokan tai aikataulun mukaan.
Jo pelkästään asioiden listaaminen saa aikaan tunteen siitä, että ne ovat jollain lailla hallinnassa. Ja vielä suurempaa hallinnan tunnetta ja iloa syntyy siitä, kun listalta voi yliviivata hommat, jotka on saanut tehtyä.
Erilaisten listojen luomiseen ja ylläpitämiseen löytyy valtava määrä erilaisia digitaalisia työkaluja, joista jokainen löytää varmaan mieleisensä. Itselleni toimii kuitenkin parhaiten perinteinen paperi ja kynä.
Visuaalisena ihmisenä hahmottelen usein myös hankalia kokonaisuuksia paperille. On palkitsevaa ja mieltä rauhoittavaa, kun sekavalta tuntunut tehtävä tai projekti alkaa saada hahmoa ja järjestystä samalla, kun kynä hahmottelee sitä paperille.
Ajatukset siirtyvät kynän kautta paperiin, ja muutaman version jälkeen lopputuloksena on usein selkiytynyt suunnitelma ja seesteisempi mieli.
Elefantista pala kerrallaan
Vanhan viisauden mukaan elefantin syöminen kannattaa tehdä pala kerrallaan. Silti sitä usein yrittää nielaista koko norsun samalla istumalla, vaikka järkikin sanoo, ettei siitä saa kuin mahanpuruja – ja stressiä.
Sain tästä itse muistutuksen vähän aikaa sitten, kun tuskailin suuren ja työlään projektin kanssa. Huomaamattani yritin syödä koko elefantin kerralla, vaikka jo kaukaa näki, että se ei tule onnistumaan.
Meinasi jo mennä stressin puolelle ja se ilmeisesti näkyi minusta myös päälle päin. Viisas esihenkilöni huomasi tämän ja ohjasi minut oivaltamaan, että työ kannattaa jakaa osiin ja luottaa siihen, että valmista tulee niinkin.
Se auttoi, ja sain heti paremman otteen projektiin, joka valmistuikin sitten hyvässä järjestyksessä ajallaan.
Sammakko aamulla pitää stressin loitolla
Kirjailija Mark Twainin suuhun laitetun sanonnan, jota monet ovat myöhemmin toistaneet, mukaan kannattaa aloittaa päivä syömällä elävä sammakko. Sen jälkeen kaikki päivän muut työt tuntuvat helpommilta hoitaa. Tai jos sinulla on jollekin päivälle kaksi sammakkoa, syö ensin se rumempi ja hankalampi.
Tämä neuvo kyllä kokemukseni mukaan toimii, jos vaan on tarpeeksi henkistä selkärankaa tarttua ensimmäiseksi sammakkoon eikä niihin helpompiin tehtäviin.
Rehellisyyden nimissä aina ei kyllä ole, vaan tulee puuhasteltua mukavampien ja selkeämpien hommien parissa. Saa niinkin asioita aikaan, mutta mitä pidempään rumaa sammakkoa katselee, sitä hankalammaksi sen syöminen tulee. Jos sammakko on hoideltava, on viisainta yrittää rohkeasti nielaista se heti ensimmäisenä.
Tietenkään mikään määrä valmistautumista, suunnittelua ja listojen tekemistä ei aina auta. Kesken työpäivän saattaa pöydälle tipahtaa isokin sammakko tai peräti se elefantti, jonka paloittelemiseen on ryhdyttävä heti ja jätettävä kaikki muu sikseen.
Siinä tapauksessa keinonani on luottaa raakaan priorisointiin ja positiivisen stressin voimaan. Usein tällaisissa tilanteissa peliin astuu myös pieni annos lisätehoa antavaa adrenaliinia.
Raja positiivisen ja negatiivisen stressin välillä on kuitenkin hiuksenhieno, joten on syytä olla tarkkana, ettei adrenaliinipurskaus ja kiivas tekemisen tahti jää päälle. Se vaatii itsensä johtamisen taitoja, mutta erityisesti esihenkilöiltä valppautta ja kykyä puuttua tilanteeseen.
Tästä aihepiiristä ei varmasti haasteet lopu ihan heti kesken. Otankin mielelläni vastaan vinkkejä, kommentteja ja kokemuksia keinoista hallita työstressiä niin oman työn osalta kuin esihenkilönäkin!
Kati Nyman
Kommentoi