Jos asuntosi osakekirjat ovat kadonneet, joudut kuolettamaan vanhat osakekirjat ja todennäköisesti painattamaan uudet. Tietyissä tapauksissa omistuksen todentamiseen voi riittää väliaikaistodistus.
Osakeasuntojen paperiset osakekirjat ovat vähitellen poistumassa käytöstä. Kaikki tiedot osakehuoneistojen omistuksesta siirretään sähköiseen huoneistotietojärjestelmään, joka on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä osakehuoneistorekisteri.
Asunto-osakeyhtiö siirtää osakeluettelonsa rekisteriin, ja rekisteristä saatava sähköinen omistajamerkintä korvaa paperiosakkeet.
Jos taloyhtiö on perustettu vuonna 2019 tai sen jälkeen, yhtiö on alusta alkaen rekisteröity huoneistotietojärjestelmään. Näillä yhtiöillä ei ole ollutkaan paperisia osakekirjoja.
Ennen vuotta 2019 perustetuille taloyhtiöille avautui mahdollisuus siirtyä järjestelmään viime keväänä.
Tarvitaan kuitenkin vielä teknistä kehitystyötä, jotta osakeluettelon siirtämistä helpottava palvelu sähköisten isännöintijärjestelmien ja huoneistotietojärjestelmän välillä saadaan toimimaan.
”Niiden taloyhtiöiden, jotka käyttävät ammatti-isännöinnin järjestelmiä, kannattaa odottaa siirtopalvelun avautumista. Muiden taloyhtiöiden kannattaa siirtää osakeluettelonsa vaikka heti”, sanoo Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen.
Järjestelmään siirtymisen takarajaa on nyt lykätty kokonaisella vuodella siten, että taloyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa vuoden 2023 loppuun mennessä.
Omistus osoitetaan osakekirjoilla
Kun ennen vuotta 2019 perustetun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty, osakkeenomistajan on haettava omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Osakeluettelon siirtämisen jälkeen omistuksen rekisteröinnille on aikaa 10 vuotta, ellei asunto sitä ennen vaihda omistajaa.
Tavallisesti osakas osoittaa omistuksensa toimittamalla laitokselle osakekirjansa. Kun rekisteröinti on selvä, Maanmittauslaitos mitätöi vanhat paperiosakkeet.
Ei ole tavatonta, että osakekirjat ovat vuosien saatossa hukkuneet. Esimerkiksi kuolinpesissä kukaan ei välttämättä tiedä, missä osakekirjat ovat. Mitä tehdä silloin?
”Jos osakekirjoja ei löydy, ne pitää kuolettaa käräjäoikeudessa”, Kristel Pynnönen kertoo.
Kuoletusta hakevan pitää luotettavasti osoittaa, että hänellä on siihen oikeus. ”Laki määrää taloyhtiöt pitämään osakeluetteloa, ja osakkeiden omistajat käyvät ilmi luettelosta. Osakkeiden omistuksen voi osoittaa isännöitsijäntodistuksella.”
Myös vainajan omistus voidaan osoittaa isännöitsijäntodistuksella. Silloin osakkeiden kuoletusta hakevan on esitettävä isännöitsijäntodistuksen lisäksi todistus osakkeenomistajan kuolemasta sekä siitä, että hakija on osakkeenomistajan kuolinpesän osakas.
Kun osakekirjat on kuoletettu, taloyhtiö voi tilata uudet paperiset osakekirjat painosta, mieluiten turvapainosta. Turvapaino vaatii tarkat selvitykset osakkeista ja niiden omistuksesta ennen kuin osakekirjat painetaan. Turvapainotöitä tekevät ainakin Hansaprint ja Thales (ennen Gemalto).
Väliaikaistodistus voi olla ongelmallinen
Osakekirjojen teettämisestä koituu osakkaalle kustannuksia. Isännöitsijäntodistus maksaa, käräjäoikeudessa hakemusasioiden maksu on yleensä 260 euroa, painattaminen maksaa tapauksesta riippuen todennäköisesti satoja euroja.
Jos huoneistotietojärjestelmään siirtyminen jo häämöttää taloyhtiössä, voisiko tästä sittenkin selvitä osakekirjoja painattamatta?
”Jos taloyhtiö on pian siirtämässä osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, voidaan periaatteessa pärjätä väliaikaistodistuksella. Mutta asuntokaupoissa siitä voisi tulla ongelmia. Jos olisin itse esimerkiksi ostamassa asuntoa, en hyväksyisi väliaikaistodistusta lopullisena asiakirjana”, Kristel Pynnönen sanoo.
Väliaikaistodistukset eivät yleensä kelpaa myöskään lainan vakuudeksi pankissa.
Jos taloyhtiön osakeluettelo on jo siirretty huoneistotietojärjestelmään, osakas saa rekisteröityä omistuksensa sinne esittämällä käräjäoikeuden päätöksen siitä, että kadonneet osakekirjat on kuoletettu. Uusia osakekirjoja ei tarvitse enää painattaa.
Jos osakekirjat ovat pankissa lainan vakuutena, osakkeenomistaja voi valtuuttaa pankin hakemaan omistuksen rekisteröintiä ja osakekirjojen mitätöintiä Maanmittauslaitokselta.
Paperiset palautetaan maksua vastaan
Vaikka osakekirjat on mitätöity, jotkut osakkaat haluaisivat säilyttää paperiosakkeet ‒ vaikka muistona. Osakekirjoissahan voi myös olla kiinnostavaa historiatietoa, koska niihin on kirjattu asunnon omistuksen siirrot.
Osakekirjat on mahdollista saada takaisin Maanmittauslaitokselta. Osakekirjan palautus maksaa kymmenen euroa.
Ulla Simola
OHJEITA OSAKKAALLE:
- Näin rekisteröin asuntoni: taloustaito.fi/rekisteri
- Maanmittauslaitoksen sivut: osakehuoneistorekisteri.fi
