Huoneistotietojärjestelmä on vuonna 2019 käyttöön otettu Maanmittauslaitoksen ylläpitämä rekisteri, johon kerätään vähitellen kaikki tiedot osakehuoneistojen, kuten asuntojen ja autopaikkojen, omistuksista, panttauksista ja rajoituksista.
Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.
Huhtikuun alkuun mennessä noin 1 900 taloyhtiötä on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään siirtopalvelussa. Palvelu avattiin taloyhtiöiden käyttöön 23.4.2020.
Alkuvauhti oli hidas, ja siirtämisen takaraja on siirtynyt vuodella eteenpäin. Se on nyt 31.12.2023
Ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt siirtävät itse osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. 1.1.2019 alkaen perustettujen taloyhtiöiden tiedot ovat jo valmiiksi järjestelmässä.
Taloyhtiöt, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää, voivat tehdä siirron huhtikuussa 2020 käyttöön otetun osakeluettelon siirtopalvelun avulla.
Tämän jälkeen omistaja hakee omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta.
Mikäli osakkeet vaihtavat omistajaa ennen tätä, uuden omistajan omistuksen rekisteröinti on pakollista kahden kuukauden kuluessa luovutuksesta.
Rajapinta isännöintijärjestelmiin on avattu
Maanmittauslaitos avasi huoneistotietojärjestelmän tekniset rajapinnat isännöintijärjestelmiä varten 8.12.2020.
Rajapintojen avaaminen tarkoittaa sitä, että osakeluettelon siirron pohjana on jatkossa mahdollista hyödyntää isännöintijärjestelmästä tuotuja tietoja.
Osakeluettelon siirron jälkeen on myös mahdollista siirtää tietoa huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään.
Rajapintojen käyttäminen edellyttää kuitenkin Maanmittauslaitoksen lisäksi toimenpiteitä myös isännöintijärjestelmätoimittajalta sekä isännöitsijältä.
Isännöintijärjestelmää käyttävät taloyhtiöt voivat siis tiedustella osakeluettelon siirron aikataulua omalta isännöitsijältään tai isännöintijärjestelmätoimittajalta.
Ovathan kaupparekisterin tiedot ajan tasalla?
Kaikkein tärkeintä on, että siirtoon ryhdyttäessä kaupparekisteriin merkityt tiedot ovat oikein ja ajan tasalla.
Periaatteessa isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja ovat ne henkilöt, jotka voivat tehdä siirron. Siirtoon tarvittavat valtuutukset tuottivat aluksi hiukan ongelmia.
”On huomattu, että monessa yhtiössä ei välttämättä ole isännöitsijää eikä edes hallituksen puheenjohtajaa merkitty kaupparekisteriin”, kertoo Maanmittauslaitoksen siirron tuessa työskentelevä kirjaamissihteeri Oona Orkola.
Suomessa on paljon pieniä taloyhtiön hallituksia, joissa on vain yksi hallituksen jäsen. Vaikka hän onkin yleensä myös nimenkirjoitusoikeutettu, ei se merkitse, että hän voi käyttää siirtopalvelua.
”Hänen pitää tarvittaessa valtuuttaa itse itsensä Suomi.fi palvelussa. Kuulostaa vähän kikkailulta, mutta valtuutus on tehtävä yhtiön puolesta”, Orkola sanoo.
Tyypillinen Maamittauslaitoksen tukipuhelimessa esitetty kysymys tulee taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalta, joka ei näe siirtopalvelussa omaa yhtiötään.
”Kysymme silloin, ovatko kaupparekisteritiedot ajan tasalla, eli onko hän rekisterissä hallituksen puheenjohtajana ja onko hänen henkilötunnuksensa myös taloyhtiön tiedoissa. Vaikka nimi ja rooli löytyisivätkin mutta sotu puuttuu, siirtopalvelu ei osaa yhdistää henkilöä taloyhtiöön”, Orkola teroittaa.
Jos suunnitteilla on yhtiöjärjestyksen muutos, on se hyväksytettävä ennen siirtoa kaupparekisterissä. Näin taloyhtiön siirtotyö helpottuu.
Maanmittauslaitos ei tarkasta tietojen todenperäisyyttä
Taloyhtiön vastuulla on, että tiedot vastaavat yhtiöjärjestystä. Kun osakeluettelo on siirretty, kukaan Maanmittauslaitoksella ei sen jälkeen tarkista tietojen oikeellisuutta. Ne menevät sellaisenaan huoneistotietojärjestelmään.
Orkola neuvoo siirtopuuhiin ryhtyvää henkilöä ottamaan yhtiöjärjestyksen esiin siirron ajaksi, jotta tarvittavat tiedot voi verrata ja varmistaa siirtoprosessin aikana.
”Neuvon myös tutustumaan siirtopalvelun käyttöohjeisiin, sillä ne ovat varsin kattavat. Lisäksi olemme tehneet siirtopalvelun käyttöä yleisellä tasolla opettavan ohjevideon ja muita yksityiskohtaisempia ohjevideoita tietojen muokkaamisesta ja tallentamisesta osakeluettelon siirtopalvelussa.”
VINKKEJÄ SIIRTOON Apua siirron tekemiseen saa huoneistotietojärjestelmän verkkosivuilta. Tältä sivulta pääsee myös tyypillisimpiin siirtämisestä esitettyihin kysymyksiin sekä puhelintuen numeroihin ja itse siirron käyttöohjeisiin. Osakeluettelon siirtopalveluun pääset tästä.
Varsinainen siirtämisen prosessi ei vie kauaa aikaa, ja siirtoa voi myös jatkaa palvelussa myöhemmin eli kaikkia tietoja ei tarvitse tallentaa kerralla.
Paperinen osakekirja on pankissa tai hukassa – mitä teen?
Kun osakkeenomistaja hakee omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta, paperinen osakekirja saattaa olla kadonnut tai pankissa lainan vakuutena.
Jos paperinen osakekirja on kadonnut, on ennen siirtoa haettava käräjäoikeudelta osakekirjan kuolettamista.
Jos taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, on omistuksen rekisteröinnin hakijan liitettävä hakemukseen osakekirjan kuolettamista koskeva oikeuden päätös.
Jos osakekirja on pankissa, voi osakkeenomistaja valtuuttaa pankin hakemaan omistuksensa rekisteröintiä puolestaan tai pyytää pankkia lähettämään osakekirjan mitätöitäväksi Maanmittauslaitokselle omistuksen rekisteröintiä varten.
Maanmittauslaitoksen asiointiapuri on hyvä apu omistuksen rekisteröintiin.
Kauko Ollila
Juttu on julkaistu ensimmäisen kerran 3.8.2020, ja sitä päivitetty 8.4.2021 (aikataulut, tiedot rajapinta isännöintijärjestelmiin avattu).
