Keväällä voimaan astunut tietosuoja-asetus koskee myös taloyhtiön rekistereitä.
Mitä henkilötietoja taloyhtiö saa kerätä asukkaista, Eleonoora Helenius isännöintikonserni Tapiolan Lämmöstä?
”Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön on kerättävä osakerekisteriin omistajan nimi, osoite ja syntymäaika. Asiakassuhteen hoitamista varten rekisterissä saa olla muita yhteystietoja, tiedot asukkaan käytössä olevista palveluista kuten autopaikasta tai saunavuorosta sekä asiointikieli. Tarpeettomia tietoja, kuten esimerkiksi asukkaan koulutus tai ammatti, ei saa kerätä.”
Miten voin tarkistaa, mitä tietoja minusta on rekisterissä?
”Esimerkiksi meillä Tapiolan Lämmössä tiedustelu tehdään henkilökohtaisesti asiakaspalvelupisteessä. Tämän jälkeen nimetyt henkilöt konsernissa keräävät tiedot. Toimitamme koosteen kuukauden kuluessa, kuten asetus edellyttää.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tietonsa maksutta kerran vuodessa. Isännöintiyhtiö veloittaa tehdystä työstä taloyhtiötä. Jos rekisteröity haluaa tarkastaa tietonsa useammin kuin kerran vuodessa, veloitetaan seuraavien pyyntöjen edellyttämä työ häneltä itseltään.
Virheellisten tai muuttuneiden tietojen korjaaminen on aina maksutonta, eli esimerkiksi nimen tai osoitteen muutoksesta ei veloiteta. Tulevan uuden toiminnanohjausjärjestelmämme myötä asiakkaille tulee mahdollisuus tarkistaa tietonsa itse.”
Voiko taloyhtiön hallitus pitää omaa asukaslistaa tiedottamista varten?
”Kyllä voi. Tiedottaminen taloyhtiön asioista on hyväksyttävä peruste rekisterille.
Jos hallitus lähettää sähköpostiviestejä, on viestit lähetettävä piilokopiona, jotta yhteystiedot eivät näy kaikille. Tietoja ei saa antaa ulkopuolisille eikä käyttää muuhun kuin tiedottamiseen, ellei asiasta ole erikseen sovittu. Asukkaille on annettava mahdollisuus saada tietoa myös muuten kuin esimerkiksi sähköpostitse.”
Satu Alavalkama ta
