Keväällä voimaan astunut tietosuoja-asetus vaikuttaa taloyhtiön asukkaan ja hallituksen arkeen. Asiantuntija kertoo, miten voit välttää tietosuojamunaukset.
Tietosuoja-asetus velvoittaa taloyhtiön sopimaan ja kirjaamaan kaiken henkilörekistereihin liittyvän ja tiedottamaan rekisteröidyille heidän oikeuksistaan. Millainen vastuu taloyhtiön hallituksella on tässä, projektikoordinaattori Eleonoora Helenius Tapiolan Lämmöstä?
”Taloyhtiön hallituksen on asunto-osakeyhtiölain mukaan ylläpidettävä osakeluetteloa. Koska siihen merkitään osakkeenomistajan nimi, osoite ja syntymäaika, muodostuu tiedosta henkilörekisteri, jota koskee tietosuojalainsäädäntö. Käytännössä pidetään usein myös asukasrekisteriä, jossa voi olla enemmänkin tietoja.
Yhtiön hallitus on vastuussa siitä, että rekisterin käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetusta. Jos lakia rikkoo esimerkiksi käsittelemällä tietoja huolimattomasti, keräämällä tarpeettomia tietoja, antamalla niitä muiden käyttöön ilman lupaa tai käyttämällä niitä eri tarkoitukseen kuin ne on kerätty, tähän puututaan. Rekisterinpitäjälle voidaan määrätä jopa sakkoja tai vahingonkorvauksia, tai tietojen käsittely voidaan estää.”
Mitä hallituksen on pitänyt käytännössä tehdä, jotta tietosuoja on kunnossa?
”Hallituksen on pitänyt selvittää, mitä rekistereitä taloyhtiöllä on. Osake-, remontti- ja asukasrekisterin lisäksi yhtiöllä voi olla esimerkiksi sähkölukon rekisteri tai henkilöstörekisteri, jos taloyhtiö on palkannut siivoojan tai pihatyöntekijän.
Sopimukset rekisterien tietojen käytöstä on pitänyt päivittää kuntoon niin isännöinnin, huollon, siivouksen kuin mahdollisten turvapalvelujenkin kanssa. Tiedottamista varten tarvitaan tietosuojaseloste, jossa kerrotaan mitä tietoja rekisteröidystä kerätään, miksi ja miten niitä käsitellään, miten on huolehdittu tietoturvasta ja mistä saa lisätietoa.
Suurin osa töistä on voitu ulkoistaa isännöintiyhtiölle: rekisterien etsiminen ja ylläpito, sopimusten läpikäynti, tietosuojaselosteet sekä rekisteröityjen tietopyyntöihin vastaaminen.”
Saako isännöinti antaa yhteystietoja esimerkiksi remonttimiehelle?
”Jos tieto on tarpeen asioiden hoitamisen vuoksi, eikä ole syytä olettaa, että asukas haluaisi kieltää tiedon antamisen, voi yhteystietoja antaa niin sanotun oikeutetun edun perusteella. Mutta esimerkiksi urakoitsijan tulee käyttää henkilötietoja vain urakan aikaiseen tiedottamiseen ja hävittää tiedot työn valmistuttua.”
Voiko hallitus pitää asukaslistaa tiedottamista varten?
Kyllä voi. Tiedottaminen taloyhtiön asioista on hyväksyttävä peruste rekisterille.
Jos hallitus lähettää sähköpostiviestejä, on viestit lähetettävä piilokopiona, jotta yhteystiedot eivät näy kaikille. Tietoja ei saa antaa ulkopuolisille eikä käyttää muuhun kuin tiedottamiseen, ellei asiasta ole erikseen sovittu. Asukkaille on annettava mahdollisuus saada tietoa myös muuten kuin esimerkiksi sähköpostitse.
Mitä henkilötietoja saa kerätä asukkaista?
”Asukassuhteen hoitaminen edellyttää, että rekisterissä on esimerkiksi asukkaan nimi ja huoneistonumero, syntymäaika, tiedot asukkaan käytössä olevista palveluista kuten autopaikasta tai saunavuorosta sekä asiointikieli. Tarpeettomia tietoja, kuten esimerkiksi asukkaan koulutus tai ammatti, ei saa kerätä.”
Entä jos haluan kysyä, mitä tietoja minusta on rekisterissä?
”Esimerkiksi meillä Tapiolan Lämmössä tiedustelu tehdään henkilökohtaisesti asiakaspalvelupisteessä. Siellä täytetään lomake ja esitetään henkilöllisyystodistus.
Tämän jälkeen nimetyt henkilöt konsernissa keräävät tiedot. Toimitamme koosteen kuukauden kuluessa, kuten asetus edellyttää. Tietojen toimitustavan voi valita pyytäessään tietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tietonsa maksutta kerran vuodessa. Isännöintiyhtiö veloittaa tehdystä työstä taloyhtiötä. Jos rekisteröity haluaa tarkastaa tietonsa useammin kuin kerran vuodessa, veloitetaan seuraavien pyyntöjen edellyttämä työ häneltä itseltään.
Virheellisten tai muuttuneiden tietojen korjaaminen on aina maksutonta, eli esimerkiksi nimen tai osoitteen muutoksesta ei veloiteta.”
Pitääkö porraskäytävän nimitaulut poistaa?
”Ei tarvitse. Ne eivät muodosta erillistä rekisteriä. Joissakin kunnissa nimitaulu vaaditaan rakennusjärjestyksessä. Osakas tai asukas voi kuitenkin pyytää nimensä poistamista porraskäytävän nimitaulusta. ”
Miksi nimet poistetaan saunavuorolistoista?
”Kaikelle henkilötiedon keräämiselle pitää olla peruste. Isännöintiyhtiö tarvitsee tiedon siitä, kenelle saunavuoroja on varattu, jotta se voi laskuttaa käyttäjiä. Muille käyttäjille kuitenkin riittää että näkee, onko saunassa vapaita vuoroja varattavaksi. Taloyhtiö voi toki päättää, että edes näitä tietoja ei julkaista, vaan tiedon vapaista vuoroista saa ainoastaan kysymällä asiakaspalvelusta.”
Artikkelin asiantuntija Eleonoora Helenius työskentelee Tapiolan Lämpö- konsernissa, joka tarjoaa isännöinnin ja kiinteistönhuollon palveluja. Helenius vastaa tietosuojaan liittyvistä palveluista Tapiolan Lämmön asiakastaloyhtiöille.
Satu Alavalkama
