Minkä tahansa yhdistyksen tai vaikkapa taloyhtiön yhteisöviestintään on tarjolla sähköisiä välineitä vaikka kuinka.
Esimerkiksi taloyhtiöiden pulmana tuntuu aina vain olevan kehno viestintä. Silti täytyisi välineitä tuumatessa pitää nuppi viileänä ja miettiä, mitä tarpeita juuri tämän yhteisön viestinnällä on.
Ettei – kuten usein käy – mentäisi välineen ehdoilla ja ammuttaisi hyvissä toiveissa omaan koipeen.
Millainen jäsenistö, sellainen väline
Olen itse a) puheenjohtajana musiikkialan yhteisössä, jolla on ääritouhukas hallitus, ja b) varapuheenjohtajana heterogeenisessä ja laiskatahtisessa (mutta yllättävän vähän riitelevässä) yksityistien hoitokunnassa.
Musiikkialan yhteisössämme hallitustyö on viikoittaista ja monitahoista, koska yhteisöllä on laajaa ja ympärivuotista musiikkialan kurssi-, koulutus- ja konserttitoimintaa.
Olemme valinneet hallitustyön välineeksi Google Driven ja Google Docsin. Drivessa on hallituksen jäsenistölle jaettuna kaikki tarpeellinen materiaali alikansioihin selkeästi ryhmiteltynä.
Hallitus pitää osan kokouksistaan sähköisesti Docsiin luodun porukkadokumentin ja sähköpostin avulla. Hallituksen jäsenillä on dokkarin editointioikeus. Yhdistyksen sääntöjen pitää tietysti sallia sähköinen kokoustelu.
Laajempi jäsenviestintä tapahtuu sähköpostilla ja tapahtumien markkinointi sähköpostisuorilla, somessa sekä omien web-sivujen kautta.
Kaikki kanavat, eikä sekään riitä...
Yksityistiekuntamme on 60 vuotta vanha yhteisö, jonka jäsenistöstä osa asuu kaukana. Eräät eivät edes löytäisi perimälleen metsäpalstalle – eivätkä toiset nettiin. Hallitusta vastaa hoitokunta, eikä sen työ ole kovinkaan intensiivistä, mikäli esimerkiksi kiinteistötietoja kyetään pitämään ajan tasalla.
Tämä on suuri kompastuskivi monessa vastaavassa ja muunkinlaisessa yhdistyksessä: miten pitää jäsentiedot ajan tasalla. Välineitä tärkeämpää on, että hoitokunnassa on todellista olosuhteiden tuntemusta.
Mikään byrokratian mekanismi ei esimerkiksi tuota hoitokunnalle omistajanvaihdosdataa kiinteistökauppojen yhteydessä – jonkun pitää olla sen verran juoruinen, että pysyy asioista kärryillä. Kuten Sentraali-Santrat joskus.
Arvannette, että kyseisessä meiningissä tärkeimpiä ovat kokouskutsukirjeet, puhelin, Excel ja sähköposti, tässä järjestyksessä. Jäsenistöä pitää välillä lähestyä tampuurin kautta, eikä yksityistielaki salli sähköpostia ainoana yhteysvälineenä.
Tuotevalikoima saa pään pyörälle
Näistä bittijutuista noin yleensä ottaen Trello on juuri tätä juttua rustattaessa kovin suositun oloinen siellä, missä koetetaan sähköisin avuin sekä saada viestintää toimimaan että tietoja pysymään saatavilla.
Trellossa projektit on mahdollista jakaa tehtäviksi, ja ne taas eri henkilöille. Se passaa niin työhön kuin yhdistystoimintaan.
Ennen vanhaan ryhmätyöohjelmistot pyrkivät samaan, mutta niistä useimmat olivat aivan liian raskaita tyypillisten aatteellisten yhdistysten kokoisille tarvitsijoille.
Niin sanottuja konttorin chatteja ovat myös esimerkiksi Slack, MS Teams ja Hipchat.
Koska ylipäänsä kaikkia digivälineitä on olemassa aivan liian paljon, voi kättä pidempää saadakseen vaikkapa lukea Eetu Kärpäsen blogin ”21 digitaalista työkalua tehostamaan työtä”.
Valinnan pulmahan ei ole yksinomaan tuotteiden määrässä, vaan jo sen käsittämisessä, mihin varsinaiseen tarkoitukseen mikin tuote on tai missä mikin niistä on parhaimmillaan.
Mieti viestintäratkaisua hakiessasi näitä:
- Mihin viestintäratkaisua ensisijaisesti tarvitaan? (Esim. jäsenviestintään, hallitustyöhön, tiedonkulun edistämiseen, tietojen säilymiseen.)
- Mikä on porukan oma osaaminen valittavien kanavien käytössä ja sisältöjen tuottamisessa?
- Onko avainhenkilöillä aikaa ja mahdollisuuksia oppia uusien välineiden käyttöä?
- Mitä kanavia jäsenet jo käyttävät?
- Haluavatko jäsenet tulla tavoitetuksi jossakin nimenomaisessa kanavassa?
Kauko Ollila
