Tekikö tietosuojauudistus isännöitsijästä tiedon pihtaajan? Ei sentään, mutta isännöintitoimisto ei ole puhelinnumeropalvelu, josta taloyhtiön asukkaat voivat kysellä tietoja naapureistaan. Taloyhtiön hallitukselle henkilötietoja luovutetaan yhtiön asioiden hoitamiseen.
Nyt tuli muuta menoa saunavuoroiltaan. B-rapussa asuu miellyttävä eläkeläispariskunta, jonka kalenteri saattaisi joustaa vaihtoa varten. Mutta mikä onkaan rouvan tai herran nimi ja puhelinnumero?
Isännöitsijän puoleen ei kannata kääntyä, sillä saunavuoron vaihtoa varten isännöitsijä ei voi antaa henkilötietoja, ei nimiä eikä puhelinnumeroita.
Saunavuoron vaihdosta on ennemmin syytä jättää lappu ilmoitustaululle tai ilmoittaa taloyhtiön yhteisessä sosiaalisen median ryhmässä, jos sellainen on. Jos satutaan yhtä aikaa pihamaalle, asiaa voidaan kysäistä kasvotusten – tai sitten kannattaa käydä soittamasa ovikelloa.
Hallituksen jäsen ja osakas eri tilanteessa
Kaksi vuotta voimassa olleen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietojen käsittelystä on tehtävä kirjallinen sopimus taloyhtiön ja isännöintiyrityksen välillä. Sopimuksessa määritellään muun muassa, mitä tietoja rekisterissä käsitellään, kuinka kauan ja mikä on käsittelyn tarkoitus.
Niin ikään sopimukseen kuuluvat salassapidon, tietoturvan ja tietojen mahdollisen edelleen luovutuksen asiat.
Varatuomari Jaana Sallmén muistuttaa, että asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön hallituksen on huolehdittava yhtiön hallinnon ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä.
Sallmén toimii lakimiehenä Kuhanen, Asikainen & Kanerva -asianajotoimistossa ja työskenteli ennen nykyistä työtään lakiasiantuntijana Isännöintiliitossa.
”Huolellisesti toimivien hallituksen jäsenten on oltava kiinnostuneita taloyhtiön asioista ja siksi heillä on luonnollisesti myös oikeus saada tietoja tehtäviensä hoitoon.”
Mihin tarkoituksiin annetaan tietoja?
Tietosuoja-asetuksen tultua voimaan alalla kuin alalla oli aika paljon vääriä käsityksiä ja epäselvyyksiä siitä, miten asetuksen mukaan tulee toimia. Taloyhtiöissä tyypillinen kysymys oli, voiko hallitukselle ylipäätään antaa henkilötietoja.
Sallmén korostaa, että taloyhtiön hallituksen jäsenet voivat saada ja käyttää asukkaiden henkilötietoja vain hallituksen tehtävien hoitoon.
Edes hallituksen puheenjohtaja ei voi käyttää tietoja muihin tarkoituksiin. Ei siis vaikkapa ottaakseen yhteyttä osakkaisiin osakkeiden ostoaikeissa tai tarjotakseen näille omistamansa yrityksen palveluja.
Isännöitsijän pitää tietoja antaessaan varmistaa, mihin tietoja käytetään ja onko tietojen antaminen tarpeellista.
Kuinka paljon eri isännöintitoimistojen käytännöt sitten vaihtelevat? Saako henkilötietoja joistakin toimistoista leväperäisesti ja toisista ei juuri ollenkaan?
Sallmén huomauttaa, että jo parin vuoden aikana toimintatavat ovat selkiytyneet ja yhdenmukaistuneet. Tietosuoja-asetuksen tulkinnat ovat konkretisoituneet, ja tietosuojatoimisto on julkaissut ohjeistuksiaan.
Vuokralainen metelöi – saanko yhteystiedot?
Entä millainen oikeus tiedonsaantiin on osakkailla ja asukkailla? Eikö isännöitsijältä voi kysyä naapurihuoneiston vuokralaisen yhteystietoja, jos tämä pitää toistuvasti äänekkäitä jatkoja?
Sallmén huomauttaa, että osakeluettelossa on tiedot osakkeiden omistajista. Osakeluettelo on julkinen, ja otteen pyytänyt osakas näkee siitä muun muassa huoneiston omistajan nimen ja osoitteen. Tälle on syytä kertoa meluavasta vuokralaisesta.
Itse vuokralaiselle tiedon saa nopeimmin perille ovikelloa pimputtamalla. Hänelle kannattaa kertoa taloyhtiön säännöistä ja yörauhasta. Jos häiriö toistuu, on asiasta hyvä ilmoittaa isännöitsijälle, joka hoitaa tarvittaessa virallisen varoittamisen.
Isännöitsijä ei tälläkään kertaa toimi numeropalveluna.
Yhteystiedot saa säilyttää
Taloyhtiöllä on lakisääteisesti oltava osakeluettelo, mutta siihen on syytä kerätä vain lain edellyttämät tiedot, kuten osakkaiden nimet ja postiosoitteet. Muut yhtiön asioiden hoitamisessa tarpeelliset henkilötiedot kerätään asukasluetteloon.
Tällaisiin tietoihin kuuluvat esimerkiksi huoneistossa asuvien lukumäärä. Tätä tietoa tarvitaan vesimaksujen määräämistä varten yhtiöissä, joissa vesimaksu peritään henkilöluvun mukaan. Samoin pysäköintipaikkojen vuokraajat ja tarvittavat laskutustiedot on oltava yhtiön tiedossa.
Myös osakkaiden ja asukkaiden henkilötunnukset voivat olla tarpeellisia kerättäviä tietoja muun muassa vastikkeiden ja vuokrien perimiseen.
Sähköpostiosoitteet puolestaan tarjoavat näppärän keinon viestiä taloyhtiön asioista, ja kommunikointiin voidaan tarvita myös puhelinnumeroita. Vaikkapa maksamatta jääneestä vastikkeesta on helpompi muistuttaa tekstarilla kuin lähettää asiasta kirje.
Etenkin isoimmilla isännöitsijäyrityksillä on luetteloista verkossa omatoimipalveluja, joita myös taloyhtiön hallituksen jäsenet voivat käyttää. Palveluissa huolehditaan käyttöoikeuksilla, käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, että käyttäjällä on oikeus tietyntyyppisiin tietoihin.
Ei Virtanen vaan A 13
Sallmén vinkkaa, että taloyhtiön virallisissa asiakirjoissa ja viestinnässä muutoinkin on syytä käyttää huoneistojen numeroita asukkaiden nimien sijaan. Toisin sanoen esimerkiksi toimintakertomuksessa tulee sanoa, että huoneisto A 13 on vaihtanut omistajaa ennemmin kuin että Virtaset muuttivat pois ja Korhoset tulivat heidän tilalleen.
Sekä isännöitsijän että hallituksen on käsiteltävä rekisterien tietoja tietoturvasta huolehtien. Tämä tarkoittaa muun muassa tietoturvallisten ohjelmistojen käyttöä. Henkilötietoja sisältäviä papereita ei myöskään voi jättää lojumaan kerhohuoneeseen vaan ne on tuhottava, mieluiten silppurilla.
”Tietoturvan heikoin lenkki on tyypillisesti ihminen”, Sallmén muistuttaa.
Kirsi Riipinen
