Taloyhtiöiden pitää siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Nyt kannattaa toimia ‒ siirto on vielä maksuton. Kun taloyhtiö on hoitanut siirron, osakas voi rekisteröidä oman omistuksensa.
Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen rekisteri, johon kerätään tiedot taloyhtiöistä, osakehuoneistoista ja niiden omistuksista, omistusten rajoituksista ja panttauksista. Rekisteri helpottaa niin asuntokauppoja, taloyhtiöiden hallintoa kuin monien viranomaisten työtäkin.
Kaikkien ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden pitää siirtää osakeluettelonsa rekisteriin kuluvan vuoden loppuun mennessä. Uudemmat taloyhtiöt ovat jo rekisterissä.
Siirron jälkeen osakeluettelon ylläpidosta huolehtii Maanmittauslaitos.
Kuka osakeluettelon siirrosta vastaa?
Vastuu on taloyhtiöllä, viime kädessä yhtiön hallituksella.
Siirrosta pitää tehdä päätös hallituksessa. Sen jälkeen osakeluettelon voi siirtää isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja tai henkilö, jolle on annettu siirron tekemiseen valtuutus suomi.fi-palvelussa.
Jos siirron tekee isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja, ennen siirtoa täytyy tarkistaa, että Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisterissä on siirtäjästä ajantasaiset tiedot henkilötunnuksineen. Silloin heille avautuu pääsy siirtopalveluun.
Taloyhtiön pitää lisäksi tarkistaa, että siirrettävän osakeluettelon tiedot pitävät paikkansa ja vastaavat yhtiöjärjestyksen tietoja.
Aika yleistä esimerkiksi on, että osakeluettelosta puuttuu nimiä tai syntymäaikoja. Huoneistoissa on myös voitu ajan mittaan tehdä vaikkapa käyttötarkoitukseen, huonemäärään tai pinta-alaan muutoksia, joiden vuoksi yhtiöjärjestyksen huoneistoselitelmän tiedot eivät enää pidä paikkaansa.
Jos tiedoissa on puutteita tai virheitä, ne täytyy korjata ja yhtiöjärjestys tarvittaessa päivittää ennen osakeluettelon siirtoa. Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettäviä tietoja.
Asunto-osakkeiden osakekirjoja ei tässä vaiheessa tarvita, eikä osakekirjan puuttuminen estä osakeluettelon siirtoa.
Mitä seuraa, jos siirto myöhästyy?
Osakeluettelon siirto Maanmittauslaitoksen siirtopalvelussa on maksuton, jos se tehdään tämän vuoden loppuun mennessä.
Vuoden 2024 alusta lähtien siirtymisestä peritään maksu. Maksun suuruudesta ei vielä ole tietoa. Siitä päätetään maksuasetuksessa, joka säädetään tämän vuoden lopulla.
Osakeluettelon siirrossa ei siis kannata vitkastella.
Asuntokaupat voi kuitenkin tehdä tai asuntoa käyttää esimerkiksi lainan vakuutena, vaikka siirtoa ei olisi tehty määräajassa. Silloin käytetään vanhaan tapaan paperisia osakekirjoja.
Milloin osakkaan pitää toimia?
Kun osakeluettelo on siirretty, taloyhtiön tulee ilmoittaa siitä osakkaille.
Sen jälkeen jokaisella osakkeenomistajalla on kymmenen vuotta aikaa hakea Maanmittauslaitokselta oman omistuksensa rekisteröintiä.
Käytännössä rekisteröinti tarkoittaa sitä, että osakas sähköistää osakkeensa eli sähköinen omistajamerkintä rekisterissä korvaa paperiset osakekirjat. Osakekirjat mitätöidään Maanmittauslaitoksessa omistuksen rekisteröinnin yhteydessä. Osakas ei saa hävittää osakekirjojaan itse.
Jos ostaa asunnon, pitää toimia ripeämmin. Jos taloyhtiön osakeluettelo on jo siirretty, mutta asunnon myyjä ei ole rekisteröinyt omistustaan, kaupat on tehty paperisilla osakekirjoilla. Silloin ostajan eli asunnon uuden omistajan on haettava omistuksensa rekisteröintiä kahden kuukauden kuluessa kaupanteosta.
Ulla Simola
Jutun lähteinä palvelupäällikkö Suvi Väärälä Maanmittauslaitoksesta sekä huoneistotietojärjestelmän verkkosivut. Ohjeita, opastusta ja yhteystietoja sekä taloyhtiöille että osakkaille osoitteessa https://osakehuoneistorekisteri.fi
NOPEAT JA HITAAT
- Heinäkuun loppuun mennessä noin 35 % ennen vuotta 2019 perustetuista taloyhtiöistä oli siirtänyt osakeluettelonsa.
- Vilkkaimmin on toimittu Etelä-Savossa, jossa 51,4 % osakeluetteloista on siirretty. Lapissa on siirretty 43,1 % ja Etelä-Pohjanmaalla 41,4 %.
- Hitaimpia on oltu Ahvenanmaalla, jossa vain reilu 24,5 % osakeluetteloista on siirretty. Verkkaan edetään myös Satakunnassa (25,5 %) ja Kanta-Hämeessä (26,9 %).
LÄHDE: MAANMITTAUSLAITOS
