Verkossa on nopeaa ja turvallista pitää työpalaveri, yhdistyksen kokous tai vaikka jutustella sukulaisten kanssa. Ainoastaan kokouspullat puuttuvat! Mutta oliko keskustelu innostava, hyödyllinen ja miellyttävä? Aina ei kaikki suju, jos tekniikka on uutta ja säännöt epäselvät. Ota käyttöön superverkostoitujan vinkit ja loista linjoilla.
1. Kerro mitä on tulossa
Ilmoita etukäteen, mitä etäkokouksessa tehdään. Onko luvassa tietoisku, ideointisessio vai julkistetaanko uusi palvelu tai tuote? Paljonko aikaa käytetään mihinkin asiaan? Jaa taustamateriaali hyvissä ajoin, jotta osallistujat voivat miettiä kysymyksiä ja palautetta. Harkitse myös, kuinka tärkeä palaveri on kullekin! Jos saa turhalta tuntuvan kutsun, kannattaa kieltäytyä ja käyttää työaika niihin asioihin, joissa voi parhaiten olla hyödyksi.
2. Tekniikka haltuun
Teams, Zoom, Webex…videoneuvottelualustoja on monenlaisia. Mukana voi olla joku, jolle järjestelmä ei ole tuttu. Tarkista ovatko kaikki päässeet liittymislinkistä mukaan kokoukseen ja saaneet mikrofonin ja kameran päälle. Kerro kuka tulee näkymään näytöllä kulloinkin, koska saa kysyä, käytetäänkö chat-viestejä ja onko ok jakaa dokumentteja.
Siltä varalta että chat-viestejä tulee paljon, sovi että joku lukee niitä vetäjän apuna. Varaa kevennys myös hetkille, joina tekniikka ehkä pätkii: pyydä vaikka ottamaan ja jakamaan kuva jostakin kodin esineestä.
3. Esittäydy, älä tarinoi
Kokouksen alkua piristää pieni esittely. Anna 30 sekuntia aikaa/henkilö. Kerro 1. kuka olet 2. miksi osallistut kokoukseen ja 3. millaista apua voit tarjota. Ei koko elämäntarinaa!
Laittaudu siistiksi: huoliteltu ulkoasu antaa itsevarmuutta. Suuntaa kamerasi niin, että et tuijota toisia kuin petolintu ylhäältä alaspäin. Voit esimerkiksi korottaa näyttöä kirjapinolla. Puhu hiukan hitaammin kuin tavallisesti. Koska kamera on lähellä, ei tarvitse ilmehtiä voimakkaasti eikä huitoa käsillä. Rauhalliset kasvot ovat miellyttävät.
4. Pälättäjät ja ujot tasoihin
Onko joku koko ajan äänessä, tai häiriköi puhumalla muiden päälle? Se on ikävää, vaikka pälättäjä on usein vain innostunut. Muut kuitenkin kyllästyvät nopeasti ja alkavat tehdä jotakin muuta. Verkon takaa et saa vaimennettua pälättäjää katseella. Sano sen sijaan napakasti: ”Tuo on erittäin hyvä ajatus, mutta sitä ennen Mari kertoi meille mielenkiintoisesta ideasta. Voisitko Mari nyt kertoa ideasi loppuun?”
5. Kysy jos et ymmärrä
Mongertavatko puhujat vierasta kieltä murteellisesti? Vai käytetäänkö käsittämätöntä ammattislangia? Ovatko kaikki silti peukut pystyssä ja samaa mieltä pomon kanssa? Tällaisen kokouksen jälkeen kollegat soittelevat toisilleen ja ihmettelevät, mitä äsken päätettiin. Asiat pitää kertoa niin selkeästi, että 6-vuotias lapsikin ymmärtäisi, mistä puhutaan.
6. Muista lähettää muistio
Keskustelusta voi jäädä ihmisille erilainen muistijälki. Ehkä kaikki eivät kuunnelleet koko aikaa: kissa kaatoi kukkaruukun tai kattila kiehui yli. Lähetä siis palaverista yhteenveto sähköpostilla. Oliko joku uusi tuttavuus? Jatka yhteydenpitoa. Tarvitset vähintään kolme tapaamista, jotta hänestä tulee osa yhteistyöverkostoasi.
Satu Alavalkama
Asiantuntijana espoolainen johtamisen konsultti ja kouluttaja Aide Tonts.
