Kun koulussa, töissä tai harrastuksissa halutaan kehittää jotakin, istutaan saman pöydän ääreen miettimään. Nykyään pöytä voi olla myös virtuaalinen. Tarvitaan tärkeä tavoite ja hyvä vetäjä, mutta rohkea kokeilee myös uusia verkkotyökaluja. Jopa tutussa Teams- kokoussovelluksessa on kelpoja apuvälineitä.
Sopii jokaiselle
Älykkäällä alustalla keskustelua voi käydä pieni porukka – tai jopa satojen ihmisten joukko. Virtuaalinen kehittäminen sopii kaikille yhteisöille, myös niille, joissa tehdään työtä eri aikaan vuorokaudesta tai toimitaan eri paikoissa.
Arkisimmillaan niin sanottu digitaalinen fasilitointi on tiimipalaverin vetämistä verkossa. Toisessa ääripäässä, isossa kehitysprojektissa, alustalle kutsutaan joukko erilaisia osaajia: vaikkapa alaisia, esimiehiä, johtajia, asiakkaita ja yhteistyökumppaneita. Tärkeintä on yhteinen tavoite, joka kiinnostaa kaikkia ja sopii ryhmässä työstettäväksi. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysalalla on kehitetty palveluja virtuaaliryhmissä yhdessä asiakkaiden kanssa.
Vetäjältä pelisäännöt
Ryhmän vetäjän osana on kysellä, herätellä keskustelua ja auttaa muita oivaltamaan. Ensimmäisessä tapaamisessa on hyvä rakentaa pelisäännöt, jotka antavat kaikille turvallisen olon alustalla.
Luottamusta luo se, että jokainen esiintyy työtilassa omalla nimellään. Kaikkia arvostetaan ja kuunnellaan, jotta työn epäkohtia uskalletaan tuoda esiin. Pelkkä kritisointi ei kuitenkaan riitä, vaan kaikkien pitää osallistua myös pulmien ratkomiseen.
Kun työtä tehdään verkkoalustalla, keskustelua käydään paljon kirjoittamalla. Alusta toimii yhteisenä muistina, johon kaikki tallentuu. Kirjoittaminen sopii niille, joille tekstin tuottaminen on helppoa, mutta kaikki eivät ole sujuvia kirjoittajia. Silloin vetäjän kannattaa antaa enemmän miettimisaikaa vastaamiseen.
Mielipiteitä voi myös välillä kysyä reaktionäppäimillä, kuten ylä- ja alapeukuilla. Tai lähettäisikö osallistuja vastaukseksi kuvan tai videon?
Kokeile työkaluja
Ryhmätyöalustaa kannattaa kokeilla matalalla kynnyksellä ja aluksi pienellä porukalla.
Ensimmäinen askel voi olla vaikka se, että tutkit, onko sinulla vanhassa kunnon Teamsissa tarjolla valkotaulu ja äänestystyökalu. Niiden pitäisi löytyä, kun avaat Teams-kokouksen ja klikkaat yläpalkista kohtaa Sovellukset. Valitse kuvakkeet, joissa lukee Polls (kyselyt) ja Whiteboard (valkotaulu). Kun aktivoit ne, kuvakkeet tallentuvat Teams-työkalupalkkiisi.
Testaa, miten tiimipalaveri sujuisi valkotaulun äärellä. Voit kutsua osallistujat kirjoittamaan ja piirtämään tauluusi.
Jo maksuttomilla ryhmätyöalustoilla voi tehdä monenlaista, mutta jos päätät hankkia maksullisen version, saat eniten toimintoja käyttöösi.
Hyviä vinkkejä ohjaajalle löydät esimerkiksi Työterveyslaitoksen oppaasta Kehitä työtä verkossa. Sen esimerkit tulevat älykkäältä Howspace-alustalta, jolla voit pyytää tekoälyä tulkitsemaan keskustelua.
Tekoäly voi tehdä esimerkiksi yhteenvetoja, kerätä usein esiintyviä sanoja kuvaksi, luokitella teemoja tai tehdä tunneanalyysin.
Kysy ja testaa
Ennen kohtaamista ryhmän vetäjä voi pyytää osallistujia vastaamaan ennakkotehtäviin. Esimerkiksi Howspace-, Moodle- tai Claned-alustoilla vastauksia voi tutkia tekoälyn avulla.
Hyvä kysymys on avoin, mutta riittävästi rajattu ja houkuttelee vastaamaan kokonaisin virkkein.
Voit kysyä esimerkiksi ”Mikä innostaa sinua tässä ryhmätyössä?” Tekoälylle liian vaikea kysymys on esimerkiksi ”Mitä hyvää ja mitä huonoa näet tässä projektissa?”
Kehitystyössä kannattaa edetä pienin askelin ja välillä kokeilla, miten työn tulokset toimivat verkon ulkopuolella. Idea on sama kuin tietotekniikasta tutussa ketterässä kehittämisessä, jossa valmista syntyy pieni pala kerrallaan.
Muutosten toteuttamiseen voi ottaa mallia esimerkiksi Työterveyslaitoksen Muutosvuoropuhelu-menetelmästä.
Mistä alustoja?
Flinga on suomalainen maksuton sovellus, jossa voi keskustella ja tehdä muistiinpanoja. Flinga Whiteboardiin mahtuu samaan aikaan 30 osallistujaa ja Flinga Walliin 150 henkilöä.
Taloustaidon toimitus löysi verkosta myös muita kiinnostavia, maksuttomia alustoja. Niitä olivat esimerkiksi Answer Garden, Miro, Mural, Mentimeter ja Padlet.
Tiimityön ohjaamisesta pilvipalvelussa kertoi Anna-Leena Kurki Työterveyslaitokselta.
Satu Alavalkama
