Työnantaja voi rahapalkan lisäksi tarjota työntekijälle luontoisetuja. Kun työntekijä jää palkattomalle vapaalle, ne otetaan yleensä pois. Jos luontoisedut pysyvät, niitä pitää käsitellä veronalaisina.
Maija Meikäläisellä on hyvä työpaikka, joka tarjoaa rahapalkan lisäksi luontoisetuja. Hänellä on työnantajan maksamina kännykkä ja työsuhdeauto. Se ei ole mitenkään tavatonta keskiluokkaisissa toimihenkilöammateissa.
Työsuhdeauto voi olla kilpailutekijä, jolla yritykseen houkutellaan pätevää työvoimaa. Vielä parikymmentä vuotta sitten työnantajan tarjoama kännykkäkin oli kadehdittu statussymboli, mutta nyt se on useimmille pelkkä arkinen työväline.
”Palkka voidaan maksaa rahana tai tavarana. Lähtökohtana yleensä on, että palkka maksetaan rahana. Joskus kuitenkin halutaan korvata osa rahapalkasta luontoiseduilla, jotka ovat verotuksellisesti rahapalkkaan verrattavia etuja”, lakimies Kirsi Parnila Helsingin seudun kauppakamarista selostaa.
Parnilan mukaan luontoisetu on osa työntekijän palkkaa, eikä sitä voi yksipuolisesti poistaa ilman erityistä syytä. Jos luontoiseduista on yhteisesti sovittu esimerkiksi työsopimuksessa, myös niiden poistamisesta pitäisi yhteisesti sopia.
Verotuksellista ongelmaa ei pitäisi olla: luontoisedut ovat rahapalkkaan verrattavia etuja, joista maksetaan veroa ja työnantaja hoitaa ennakonpidätyksen.
Verohallinto antaa vuosittain päätöksen luontoisetujen laskentaperusteista. Siinä on vahvistettu arvot yleisimmille luontoiseduille, kuten asuntoedulle, autoedulle, ravintoedulle ja puhelinedulle. Kaikille luontoisedulle lasketaan arvo. Jos kyseistä etua ei ole mainittu päätöksessä, sen arvona pidetään käypää arvoa.
Palkanmaksu määrittää edun pysyvyyden
Kun Maija jää äitiyslomalle ja haluaa sen jälkeen ehkä pitää myös pidempään hoitovapaata, hänen on syytä hetkeksi pysähtyä miettimään, miten työsuhde-etujen käy.
Parnilan mukaan oleellinen kysymys on, maksetaanko työntekijälle poissaolon ajalta palkkaa. Palkallisen poissaolon aikana luontoisedut pysyvät voimassa normaalisti.
”Jos työnantajalla ei ole palkanmaksuvelvollisuutta työntekijän poissaolon ajalta, luontoisedut jätetään antamatta”, Parnila kiteyttää.
Näin menetellään esimerkiksi lomautuksen, palkattoman perhevapaan, vuorotteluvapaan tai minkä tahansa muun palkattoman vapaan aikana. Työnantaja voi jättää luontoisedut antamatta työntekijälle, eikä työntekijällä ole subjektiivista oikeutta vaatia luontoisetua myös palkattoman poissaolon aikana. Työnantaja voi päättää edun ottamisesta pois direktio-oikeutensa perusteella, ellei yhdessä muuta sovita.
Työsuhdeauto jää siis pääsääntöisesti työnantajan talliin. Joskus sitä voidaan oikeastikin tarvita sijaiselle, jos auto on tarpeellinen työn tekemiseen. Työntekijälle puolestaan ei synny tällöin mitään verotettavaa etua.
Monesti työsuhdeautoista halutaan yrityksissä luopua säästösyistä. Työntekijän kannalta ratkaisevaa on silloin, mitä työsopimuksessa sanotaan. Yleensä työntekijälle tarjotaan rahaa vastikkeeksi autosta luopumisesta eli työntekijä saisi luontoisedun verotusarvon verran lisää palkkaa. Kysymyksessä on silloin neuvottelutilanne. Selvintä on uusien palkattavien kohdalla: heille ei etua tarvitse tarjota.
Edun säilymisestä voidaan sopia
On myös mahdollista sopia siitä, että Maija saa käyttää luontoisetuautoa palkattomana aikana. Kysymyksessä voi olla Maijan perheen ainoa auto, jota tarvitaan kipeästi. Silloin voi tuntua kohtuuttomalta, että joutuu etsimään jonkun tilapäisen kärryn vapaiden ajaksi.
Työnantaja ja työntekijä voivat yhdessä sopia, että auto on työntekijän käytössä palkattoman vapaan aikana, mutta työntekijä maksaa työnantajalle vastiketta auton käytöstä vähintään verotusarvon verran. Jos työntekijä ei maksa auton käytöstä, hänelle syntyy verotettavaa tuloa, josta peritään aikanaan jälkiverot.
Parnilan mukaan vastike voi olla työnantajalle koituvien kulujen suuruinen. Vähintään sen pitää kuitenkin olla auton verotusarvon suuruinen, jotta ei syntyisi verotettava etua.
Kännykkä on nykypäivänä menettänyt statussymbolin luonteensa. Kännykkää joutuu harvoin jättämään työpöydälle pitkän vapaan alkaessa. Käytännössä usein sovitaan, että työntekijä maksaa itse puhelinlaskunsa poissaolonsa ajalta. Vähintään pitäisi maksaa puhelimen käytöstä sen verotusarvon verran eli 20 euroa kuukaudessa.
Entistä merkittävämmäksi henkilökuntaeduksi on noussut tietoliikenneyhteys, jonka työnantaja tarjoaa työntekijän työkäyttöä varten etätyöpäivinä. Voi olla kohtuutonta, että yhteys katkaistaan esimerkiksi äitiysvapaan ajalta. Työnantaja voi halutessaan pitää nettiyhteyden voimassa myös vapaan aikana.
Työsuhdeasunnosta ei tarvitse luopua
Risto Reipas on päässyt töissä hieman Maija Meikäläistä parempaan asemaan. Hänellä on myös asuntoetu. Hän siis asuu työnantajan ostamassa tai vuokraamassa asunnossa ja maksaa siitä veroa asuntoedun arvon mukaisesti.
Syntyisi ikävä tilanne, jos asunto pitäisi luovuttaa pois vapaiden ajaksi.
”Työntekijällä on työsopimuslain mukaan oikeus käyttää palkkaetuna annettua asuntoa myös sen ajan, kun työnteko on keskeytynyt hyväksyttävän syyn takia”, Parnila toteaa.
Asuntoetua ei voi siis ottaa kesken kaiken pois. Se tarkoittaa, että työntekijää ei voi häätää asunnosta esimerkiksi perhevapaan, opintovapaan, vuorotteluvapaan tai lomautuksen ajaksi.
Jos työnantajalla ei ole palkanmaksuvelvollisuutta poissaolon ajalta, työntekijältä on kuitenkin oikeus periä asunnon käytöstä vastiketta. Parnilan mukaan käytännössä vastikkeen määränä käytetään usein asunnon verotusarvoa. Vastikkeen perimisestä on ilmoitettava työntekijälle kuukautta ennen maksuvelvollisuuden alkamista.
Myös irtisanomistilanteissa voi nousta esiin kysymys luontoiseduista.
Työntekijä voidaan vapauttaa työntekovelvollisuudesta heti irtisanomisen tai irtisanoutumisen vuoksi. Yleensä kulkukortti ja työnantajan kännykkä pitää jättää heti työpöydälle – ehkä myös työsuhdeauton avaimet.
Palkanmaksu kuitenkin jatkuu irtisanomisajan loppuun, vaikka työntekovelvollisuutta ei olisi. Parnilan mukaan luontoiseduista voidaan tuolloin myös sopia niin, että ne säilyvät tiettyyn päivämäärään asti. Työsuhdeasuntoa ei kuitenkaan tarvitse lain mukaan heti luovuttaa. Työntekijälle jätetään tietty aika sopeutua uuteen tilanteeseen ja etsiä uusi asunto.
Myös sairauspoissaolo voi katkaista edun
Entä jos Maija Meikäläinen tai Risto Reipas sairastuu ja poissaolosta muodostuu pitkäaikainen?
Työnantaja maksaa sairauden ajalta palkkaa tietyn ajan, jonka pituus riippuu laista ja työehtosopimuksista. Jossakin vaiheessa työntekijä kuitenkin putoaa palkalta Kelan sairauspäivärahalle, jota maksetaan enintään 300 päivää.
Parnilan mukaan sama pääsääntö pätee myös palkattoman sairausloman aikana. Kun palkanmaksu loppuu, luontoisedut loppuvat.
Parnila muistuttaa myös yleisesti työterveyshuollosta.
Työnantajan täytyy tarjota työntekijälle lakisääteinen työterveyshuolto, mutta se voi olla vain perustasoa eli varsin vaatimaton. Siihen päälle työnantaja voi järjestää vapaaehtoisesti lisää työterveyshuollon palveluja.
Lakisääteinen, pakollinen työterveyshuolto pitää järjestää myös poissaolon aikana. Sen suhteen kaikkia pitää kohdella tasapuolisesti.
Sen sijaan vapaaehtoista työterveyshuoltoa ei tarvitse tarjota palkattoman vapaan ajalta, ellei muuta ole sovittu. Se kannattaa siis muistaa, jos pyrkii työterveyslääkärin puheille esimerkiksi palkattoman vuorotteluvapaan aikana. Kalliit laboratoriotutkimukset eivät enää välttämättä menekään työnantajan piikkiin.
Henkilöstöpolitiikan oltava tasapuolista
Periaatteessa työantajalla on yksipuolisesti oikeus määrät luontoiseduista, jos niistä ei ole erikseen sovittu esimerkiksi työsopimuksessa. Pääsääntö on, että edut otetaan pois palkattoman poissaolon ajalta. Työntekijä voi jättää työsuhdeautonsa työpaikan talliin, jos ei halua maksaa siitä työnantajalle tai verottajalle palkattoman vapaan ajalta.
Asioista kannattaa kuitenkin aina tehdä selvä ohjeistus työpaikalla.
Hyvä henkilöstöpolitiikka tarkoittaa muun muassa sitä, että työntekijöitä kohdellaan tasapuolisesti, vaikka samoja luontoisetuja ei tarvitse kaikille tarjotakaan. Parnilan mielestä työpaikoilla olisi oltava säännöt, miten luontoisetujen kanssa menetellään poissaolojen aikana, varsinkin palkattomien vapaiden aikana.
Työsopimuslaki ja alan työehtosopimukset muodostavat pohjan sille, miten palkkaa maksetaan tiettyjen vapaiden ajalta. Jos työntekijällä on esimerkiksi työehtosopimuksen mukaan kolmen kuukauden palkallinen äitiysvapaa, hän saa luontoisedut palkalliselta ajalta kuten ennenkin.
”Työnantajan olisi hyvä laatia henkilöstölle selkeät ohjeet luontoisetujen ja henkilöstöetujen käsittelystä poissaolojen aikana. Työnantajan on kohdeltava työntekijöitään tässäkin asiassa tasapuolisesti ja lähtökohtaisesti laatia ohjeet siten, että menettely etuuksien suhteen olisi työntekijälle tasapuolinen ja syrjimätön”, Parnila muistuttaa.
Luontoiseduista nauttivan työntekijänkään ei pidä tuudittautua siihen, että kaikki jatkuu hiljaisesti ennallaan palkattoman poissaolon aikana.
Asioista kannattaisi keskustella mieluummin hyvissä ajoin, jotta ei tule yllätyksiä. Viimeistään asioista on syytä sopia silloin, kun poissaolo muuttuu palkattomaksi.
Se on myös työntekijän etu. Jos etu pidetään luontoisetuna voimassa palkattoman vapaan aikana, ennakonpidätystä ei voida tehdä ja edusta joutuu maksamaan veroa jälkikäteen.
Henkilökuntaetuja ei tarvitse tarjota
Verovapaiden henkilökuntaetujen kanssa menetellään samalla tavoin kuin luontoisetujen kanssa. Henkilökuntaetujakaan ei siis tarvitse antaa palkattoman vapaan ajalta.
Henkilökuntaedut ovat etuja, joita annetaan tasapuolisesti kaikille työntekijöille heidän asemastaan riippumatta. Niitä ovat esimerkiksi erilaiset henkilökunta-alennukset, liikunta- ja kulttuurisetelit sekä vapaaehtoiset työterveyshuollon etuudet.
Pääsääntö
Työntekijälle voidaan antaa luontoisetuja rahapalkan lisäksi, ja niistä maksetaan veroa. Kun palkanmaksu loppuu palkattoman vapaan aikana, myös luontoisedun myöntäminen voidaan lopettaa.
Henkilökuntaetuja ei tarvitse antaa palkattoman poissaolon aikana.
Vaihtoehdot:
A. Työsuhdeauto jää työnantajan talliin ja kännykkä työpöydälle. Silloin niistä ei koidu työntekijälle kuluja tai veroja palkattomalta kaudelta.
B. Sovitaan, että työntekijä saa pitää luontoisedut poissaolonsa aikana. Silloin niistä maksetaan yleensä vähintään verotusarvon verran työnantajalle. Käytännössä usein työntekijä maksaa itse kännykkälaskut vapaiden ajalta. Jos mitään ei maksa, työntekijä joutuu maksamaan eduistaan jälkikäteen veroa.
C. Työsuhdeasunnosta ei voi häätää pois palkattoman vapaan aikana. Silloin asunnosta maksetaan vastiketta, jonka perusteena on verotusarvo.
Työterveyshuolto
Lakisääteinen työterveyshuolto pitää antaa myös poissaolon aikana. Sen sijaan vapaaehtoisen työterveyshuollon palveluja ei tarvitse myöntää palkattoman vapaan aikana.
Sama pätee sairauspoissaoloihin. Kun sairausloma muuttuu palkattomaksi, myös luontoisedut loppuvat.
Heikki Saari
